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会议预算

   交通
  A.出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。
  B.会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
  C.欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。


  
  A.会议设施租赁费用——此部?#22336;?#29992;主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系?#22330;?#20250;场展示系?#22330;?#22810;媒体系?#22330;?#25668;录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的?#38469;?#25903;持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效?#38382;?#20316;出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。
  B.会议设施租赁费用——此部?#22336;?#29992;主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系?#22330;?#20250;场展示系?#22330;?#22810;媒体系?#22330;?#25668;录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的?#38469;?#25903;持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效?#38382;?#20316;出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。
  C.会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部?#22336;?#29992;包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。
  D.其他支?#22336;?#29992;——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比?#31995;?#24265;且服务专业的支持。对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。



    住宿
  
  住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面?#34892;?#20215;格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找我们这样专业的国际旅行社通常能获?#23186;?#22909;的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及?#27573;А?/P>

 


   (会议的餐饮费用取决于会议议程需要及会议目的)
  A.早餐早餐:早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材?#31995;?#39044;备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)
  B.中餐及午餐:中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐?#38382;劍?#25353;桌预算——围桌式?#38382;健?#22914;果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
  C.酒水及服务费:通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
  D.会场茶歇:此项费用基本上是按人数预算的,预算时?#21830;?#20986;不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西?#20132;?#26412;上以咖?#21462;?#32418;茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖?#21462;?#27700;果及点心为主。
  E.联谊酒会/舞会:事实?#24076;?#32852;谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容?#20934;?#31639;。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认.


   
  视听设备:除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:
  A.设备本身的租赁费用,通常按天计算
  B.设备的运输、安装调试及控制?#38469;?#20154;员支?#22336;?#29992;,可让会展服务商代理
  C.音?#30784;?#20027;要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理。


 


  会议资料:信封、信?#20581;?#23459;传品、会议通知、报名表、节目手册、名牌、与会证书、?#34892;蛔础?#19982;会者名册等。


 


  演员及节目:通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演?#35759;?#21450;参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。


 


  其他杂费:杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、重要人物安保、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
 

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